Gebruikmaken van de werkkostenregeling?

Sinds vorig jaar is de werkkostenregeling (WKR) van kracht. Deze regeling moet het ondernemers eenvoudiger maken en zorgen voor administratieve lastenverlichting. Het oude systeem met tal van regelingen en vergoedingen ten aanzien van (on)kosten zoals een telefoon van de zaak, een personeelsuitje of kerstpakket komt langzaam te vervallen. Tot 2014 mogen ondernemers kiezen of ze van de oude regelingen gebruikmaken of overgaan op de WKR.

Vrije ruimte
De vergoeding van een laptop en telefoon behoort in feite tot het loon. Met de WKR mogen werkgevers maximaal 1,4 procent van het totale fiscale loon, de ‘vrije ruimte’, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor de werknemers. Over het bedrag dat boven deze vrije ruimte uitkomt, betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80 procent. De werkgever kan ook gebruikmaken van gerichte vrijstellingen om bepaalde zaken onbelast te vergoeden of verstrekken. Deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Voordelen van de WKR
Familiebedrijven die vanaf het begin gebruikmaken van de WKR, kunnen een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken. De meeste vergoedingen hoeven bovendien niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie geregistreerd te worden. Loon in natura wordt overigens tegen factuurwaarde gewaardeerd. De factuur dient dan enkel in de financiële administratie te worden verwerkt. Voor familiebedrijven die veel kosten vergoeden naast de zogeheten gerichte vrijstellingen, kan het nadelig zijn om al over te stappen op de werkkostenregeling. Het kan dus verstandig zijn om een berekening te laten maken.